Beglaubigte Übersetzungen ins Englische: Wann sind sie erforderlich?

Ein Studienplatz im Ausland, eine Eheschließung oder ein Visumantrag: Sobald deutsche Dokumente bei einer fremdsprachigen Stelle eingereicht werden, stellt sich die Frage nach der richtigen Übersetzung. Eine beglaubigte Übersetzung ins Englische kann erforderlich sein – allerdings nicht automatisch für jedes Dokument und jedes Verfahren. Entscheidend sind die geltenden Vorschriften und die Anforderungen der Stelle, die Ihre Unterlagen erhält. Diese sollten vor der Beauftragung geklärt werden.

Was ist eine beglaubigte Übersetzung?

Im deutschen Sprachgebrauch bezeichnet eine „beglaubigte Übersetzung“ gewöhnlich eine Übersetzung, deren Richtigkeit und Vollständigkeit durch eine dazu befugte Übersetzerin oder einen dazu befugten Übersetzer bestätigt wird. Fachlich wird auch von einer bestätigten Übersetzung gesprochen.

In Deutschland übernehmen diese Aufgabe entsprechend ermächtigte, öffentlich bestellte oder allgemein beeidigte Übersetzer. Die genaue Bezeichnung hängt vom jeweiligen Bundesland ab. Zur Übersetzung gehört ein Bestätigungsvermerk mit Angaben zur übersetzenden Person, Datum und Unterschrift; häufig kommt ein Stempel hinzu.

Die Bestätigung betrifft die sprachliche Übertragung. Sie bestätigt weder die Echtheit des Ausgangsdokuments noch, dass dessen Inhalt sachlich zutrifft. Auch die Anerkennung eines darin bescheinigten Abschlusses wird dadurch nicht ersetzt.

Eine beglaubigte Kopie ist etwas anderes: Sie bestätigt die Übereinstimmung einer Kopie mit dem vorgelegten Dokument. Wer eine beglaubigte Übersetzung benötigt, erfüllt diese Anforderung deshalb nicht allein durch eine beglaubigte Kopie.

Wann kann eine beglaubigte Übersetzung ins Englische erforderlich sein?

Bei Behörden und in persönlichen Angelegenheiten

Für Visa-, Aufenthalts- oder Einwanderungsverfahren können Behörden Übersetzungen von Geburtsurkunden, Heiratsurkunden, Führungszeugnissen oder anderen Nachweisen verlangen. Auch bei einer Eheschließung im Ausland oder einer grenzüberschreitenden Nachlassangelegenheit können bestätigte Übersetzungen benötigt werden.

Welche Dokumente betroffen sind und welche Bestätigung erforderlich ist, ergibt sich aus dem konkreten Verfahren. Selbst innerhalb eines Landes können unterschiedliche Stellen verschiedene Vorgaben haben.

Bei Hochschulen und Anerkennungsstellen

Hochschulen können für Bewerbungen englische Übersetzungen von Schulzeugnissen, Abschlussurkunden und Fächer- oder Notenübersichten verlangen. Dabei sollten Sie zwischen der Bewerbung, der späteren Einschreibung und einer gesonderten Bewertung Ihres Abschlusses unterscheiden: Für diese Schritte können unterschiedliche Unterlagen erforderlich sein.

Besitzen Sie bereits eine offiziell auf Englisch ausgestellte Fassung, fragen Sie zunächst nach, ob diese genügt. Ein englisches Zusatzdokument zum Abschluss ersetzt nicht zwangsläufig sämtliche geforderten Zeugnisse.

Bei Gerichten, Unternehmen und anderen Empfängern

Auch Gerichte, Banken, Versicherungen oder berufliche Zulassungsstellen können bestätigte Übersetzungen anfordern. Für Unternehmen kann dies beispielsweise bei Registerauszügen, Vollmachten oder Gesellschaftsunterlagen relevant werden.

Für eine gewöhnliche Bewerbung oder die interne Information eines Geschäftspartners kann dagegen eine professionelle Übersetzung ohne Bestätigungsvermerk ausreichen. Ausschlaggebend ist der Verwendungszweck.

Warum die Anforderungen vom Zielland abhängen

Eine in Deutschland bestätigte Übersetzung wird im Ausland nicht automatisch anerkannt. Das Auswärtige Amt erläutert in seinen Informationen zum internationalen Urkundenverkehr, dass die Anerkennung einer hier angefertigten Übersetzung dem Recht des Staates unterliegt, in dem sie verwendet werden soll.

Das hat praktische Folgen: Die empfangende Stelle kann eine bestimmte Zulassung, zusätzliche Nachweise oder eine Übersetzung durch eine im Zielland anerkannte Person verlangen. Eine allgemein formulierte Forderung nach einer „bestätigten Übersetzung“ bedeutet deshalb nicht überall dasselbe.

Lassen Sie sich möglichst schriftlich bestätigen, ob eine in Deutschland ermächtigte oder beeidigte Person akzeptiert wird. Geben Sie diese Vorgaben anschließend an den Übersetzungsdienst weiter.

Beglaubigung, Apostille und Legalisation unterscheiden

Bei Urkunden für das Ausland können mehrere Anforderungen zusammentreffen:

• Die Übersetzungsbestätigung betrifft die Richtigkeit und Vollständigkeit der sprachlichen Übertragung.
• Eine Apostille oder Legalisation dient dem Echtheitsnachweis einer öffentlichen Urkunde, insbesondere hinsichtlich Unterschrift, Funktion des Unterzeichners und gegebenenfalls Siegel.

Übersetzungen selbst gelten in Deutschland grundsätzlich nicht als öffentliche Urkunden. Möglich ist jedoch eine zusätzliche amtliche Bestätigung der Eigenschaft oder Unterschrift des Übersetzers. Dieser amtliche Vermerk kann anschließend Gegenstand einer Apostille oder Legalisation sein.

Klären Sie daher genau, auf welches Dokument sich eine geforderte Apostille bezieht. Wenn auch Apostille, Beglaubigungsvermerke oder weitere Anlagen übersetzt werden müssen, sollten diese vor der abschließenden Übersetzung vorliegen. So vermeiden Sie einen nachträglichen Ergänzungsauftrag.

Diese Vorgaben sollten Sie vor der Beauftragung klären

Wer Urkunden ins Englische übersetzen lassen möchte, sollte der empfangenden Stelle möglichst konkrete Fragen stellen. Eine kurze schriftliche Auskunft kann viel Abstimmungsaufwand sparen.

Punkt	Was Sie klären sollten
Empfänger und Verfahren	Für welche Behörde, Hochschule oder Organisation und welchen Antrag werden die Unterlagen benötigt?
Übersetzungssprache	Wird Englisch akzeptiert, oder ist eine andere Sprache vorgeschrieben?
Befugnis des Übersetzers	Wird eine in Deutschland ermächtigte oder beeidigte Person anerkannt?
Bestätigungsvermerk	Gibt es Vorgaben zu Wortlaut, Sprache, Unterschrift oder weiteren Angaben?
Vorlage	Darf anhand eines Scans übersetzt werden, oder muss das Original beziehungsweise eine beglaubigte Kopie vorliegen?
Umfang	Müssen Rückseiten, Stempel, Anlagen und zusätzliche Beglaubigungsvermerke mitübersetzt werden?
Echtheitsnachweise	Wird eine Apostille, Legalisation oder weitere Bestätigung verlangt – und für welches Dokument?
Einreichungsform	Genügt eine digitale Datei, oder ist eine unterschriebene Papierfassung beziehungsweise eine bestimmte elektronische Signatur erforderlich?
Fristen	Bis wann müssen die Unterlagen eingehen, und gibt es Vorgaben zum Ausstellungsdatum der Urkunde?

Eine passende Anfrage könnte lauten:

„Ich möchte eine deutsche Abschlussurkunde mit englischer Übersetzung einreichen. Akzeptieren Sie eine bestätigte Übersetzung durch eine in Deutschland ermächtigte Person? Welche Vorgaben gelten für Vorlage, Bestätigungsvermerk und Einreichungsform?“

So bereiten Sie den Übersetzungsauftrag vor

Stellen Sie alle benötigten Dokumente vollständig und gut lesbar zusammen. Erfassen Sie Vorder- und Rückseiten sowie zugehörige Anlagen. Übermitteln Sie außerdem die Anforderungen des Empfängers, das Zielland, den Verwendungszweck und die Einreichungsfrist.

Weisen Sie auf abweichende Namensschreibweisen hin und stellen Sie gegebenenfalls die Schreibweise aus dem Reisepass zur Verfügung. Solche Unterschiede sollten nachvollziehbar behandelt werden; eine Übersetzung darf Angaben nicht stillschweigend verändern.

Bei Zeugnissen sollte auch klar sein, dass eine Übersetzung die dokumentierten Noten und Abschlussbezeichnungen wiedergibt. Eine Umrechnung in ein anderes Notensystem oder die Feststellung der Gleichwertigkeit ist eine gesonderte Aufgabe.

Bitten Sie vor der Auftragserteilung um Bestätigung, dass die geforderte Ausführung geliefert werden kann. Planen Sie dabei neben der Übersetzungszeit auch mögliche zusätzliche Beglaubigungsschritte und den Versand ein. Damit schaffen Sie die Voraussetzungen, Ihre englischen Unterlagen rechtzeitig in der verlangten Form einzureichen.