Dateiformate und Layout: Texte für die Übersetzung vorbereiten
Eine Broschüre wirkt fertig, eine Präsentation ist sauber gestaltet, eine Tabelle enthält alle wichtigen Angaben – doch für die Übersetzung zählt auch, wie die Dateien aufgebaut sind. Lassen sich Texte direkt bearbeiten? Sind Beschriftungen in Bildern zugänglich? Gibt es genug Platz für die englische Fassung? Wer diese Punkte vor der Übergabe klärt, erleichtert die Übersetzungsarbeit und vermeidet zusätzliche Korrekturschleifen beim Layout.
Bearbeitbare Dateien als Grundlage
Wenn Sie Dateien für die Übersetzung vorbereiten, stellen Sie möglichst die ursprünglichen Arbeitsdateien bereit. In einer bearbeitbaren Datei lassen sich Inhalte gezielt ersetzen und vorhandene Strukturen weiterverwenden. Eine zusätzliche PDF-Datei zeigt, wie das fertige Dokument aussehen soll.
Welche Formate verarbeitet und zurückgeliefert werden können, sollten Sie vor der Beauftragung abstimmen. Auch der BDÜ berücksichtigt in seinen Hinweisen zur Vergabe von Übersetzungsaufträgen die Bearbeitbarkeit der Vorlage, Texte in Grafiken und den Formatierungsaufwand als Faktoren für den Zeitbedarf.
| Ausgangsmaterial | Sinnvolle Vorbereitung |
|---|---|
| Textdokument | Bearbeitbare Datei, etwa DOCX oder ODT, mit klaren Überschriften und Absätzen bereitstellen |
| Präsentation | Originaldatei mit editierbaren Textfeldern und Hinweisen zu Notizen übergeben |
| Tabellenmappe | Relevante Tabellenblätter und Zellen kennzeichnen; Formeln und Zahlenbereiche eindeutig zuordnen |
| Gestaltete Broschüre | Mit der Gestaltung verantwortlichen Person ein geeignetes Austauschformat abstimmen; Ansichts-PDF ergänzen |
| PDF oder Scan | Nach der ursprünglichen Arbeitsdatei suchen; andernfalls vollständige, gut lesbare Unterlagen liefern |
Die Dateiendung allein sagt wenig über die tatsächliche Bearbeitbarkeit aus. Auch in einem Textdokument können wichtige Inhalte als Bilder eingefügt sein.
Was bei PDF-Dateien und Scans zu beachten ist
Eine PDF-Datei eignet sich gut als visuelle Referenz. Für die direkte Textbearbeitung kann jedoch eine Umwandlung erforderlich sein. Bei gescannten Dokumenten kommt häufig Texterkennung zum Einsatz. Dabei können Buchstaben, Zahlen, Sonderzeichen oder die Reihenfolge von Textabschnitten falsch erkannt werden.
Falls nur ein Scan vorhanden ist, achten Sie auf gerade ausgerichtete Seiten, ausreichende Schärfe und vollständig sichtbare Ränder. Kleine Fußnoten und Tabellen müssen ebenfalls lesbar sein. Liegt bereits ein automatisch erkannter Text vor, sollte dieser mit der Vorlage abgeglichen werden. Besonders wichtig sind Namen, Artikelnummern und Zahlenwerte.
Lesbare Scans bereits bei der Erfassung vorbereiten
Wenn nur Papierunterlagen vorliegen, sollte der Scan alle Seiten, Ränder, Stempel und handschriftlichen Ergänzungen vollständig zeigen. Richte die Vorlage gerade aus und prüfe kleine Zeichen sowie schwach gedruckte Stellen in der exportierten Datei. Eine Texterkennung kann die Weiterverarbeitung erleichtern; kontrolliere ihr Ergebnis besonders bei Namen, Zahlen und Tabellen.
Für regelmäßig eingehende Unterlagen lassen sich Scanner und Multifunktionsgeräte bei PaperWelt vergleichen. Überlege vorab, ob einzelne Blätter oder größere Dokumentensätze anfallen, ob Vorder- und Rückseiten erfasst werden müssen und welches Dateiformat die Übersetzerin oder der Übersetzer benötigt.
Öffne die fertige Datei vor dem Versand und kontrolliere Seitenfolge und Lesbarkeit. Bewahre das Papieroriginal auf und vereinbare einen passenden Übertragungsweg, wenn die Unterlagen vertrauliche Informationen enthalten.
Klare Textstrukturen erhalten
Eine übersichtliche Struktur hilft dabei, Inhalte vollständig und im richtigen Zusammenhang zu übersetzen. Verwenden Sie für Überschriften, Listen und Fließtext möglichst die vorgesehenen Formatvorlagen Ihres Programms. Tabellen sollten als Tabellen angelegt sein.
Manuell eingefügte Zeilenumbrüche innerhalb eines Satzes können die Bearbeitung erschweren. Prüfen Sie deshalb, ob solche Umbrüche eine inhaltliche Funktion haben oder lediglich die bisherige Zeilenlänge steuern. Für Abstände und Ausrichtung eignen sich Absatz- und Tabelleneinstellungen besser als lange Reihen von Leerzeichen.
Auch die Lesereihenfolge sollte eindeutig sein. Das betrifft insbesondere mehrspaltige Dokumente, Textkästen und Präsentationsfolien. Eine Überschrift, ein erklärender Absatz und die zugehörige Abbildung sollten sich klar zuordnen lassen.
Eine verbindliche Textfassung festlegen
Übergeben Sie eine eindeutig bezeichnete Version, beispielsweise mit Datum und Versionsnummer im Dateinamen. Legen Sie fest, wie mit nachverfolgten Änderungen und Kommentaren umzugehen ist. Noch offene Anmerkungen sollten als solche erkennbar bleiben.
Nachträgliche Änderungen am Ausgangstext brauchen eine klare Zuordnung: Welche Passage wurde geändert, in welcher Datei steht sie und ersetzt sie die bisherige Fassung? Eine gebündelte Änderungsliste erleichtert den Abgleich.
Bilder, Tabellen und versteckte Texte einbeziehen
Zum Übersetzungsumfang gehören häufig mehr Inhalte als der sichtbare Fließtext. Prüfen Sie deshalb auch Kopf- und Fußzeilen, Bildunterschriften, Fußnoten, Diagrammlegenden und Präsentationsnotizen. Bei digitalen Veröffentlichungen können zusätzlich alternative Bildbeschreibungen relevant sein.
Text innerhalb eines Bildes lässt sich oft nur über die ursprüngliche Grafikdatei verändern. Stellen Sie diese nach Möglichkeit bereit. Alternativ können Sie die Beschriftungen in einer separaten Liste erfassen und über eindeutige Kennzeichnungen dem Bild zuordnen. Halten Sie zugleich fest, wer die übersetzten Texte später in die Grafik einsetzt.
Bei Tabellen ist eine genaue Abgrenzung hilfreich:
- Welche Spalten, Tabellenblätter und Beschriftungen sollen übersetzt werden?
- Welche Produktnamen, Kennziffern oder internen Bezeichnungen bleiben unverändert?
- Welche ausgeblendeten Inhalte gehören zum Auftrag?
- Sollen Datums-, Zahlen- oder Einheitenformate an die Zielgruppe angepasst werden?
Zahlenwerte und Formeln sollten eindeutig von übersetzbaren Texten unterscheidbar sein. Solche Angaben verhindern Rückfragen und erleichtern die abschließende Kontrolle.
Unterschiedliche Textlängen im Layout berücksichtigen
Eine englische Übersetzung kann je nach Formulierung und Zusammenhang kürzer oder länger ausfallen als der deutsche Ausgangstext. Eine verlässliche pauschale Prozentangabe gibt es dafür nicht. Außerdem beeinflussen Wortlängen und Umbruchmöglichkeiten, wie viel Platz ein Text tatsächlich benötigt.
Das Layout bei Übersetzungen sollte deshalb Spielraum bieten. Besonders empfindlich sind schmale Tabellenspalten, feste Textkästen, Diagrammbeschriftungen und kurze Überschriften. Auch eine insgesamt kürzere Fassung kann an einzelnen Stellen mehr Zeilen beanspruchen.
Teilen Sie feste Platzvorgaben frühzeitig mit. Bei einer Zeichenbegrenzung muss beispielsweise klar sein, ob Leerzeichen mitzählen. Für eine Schaltfläche oder ein Etikett ist zusätzlich der verfügbare Platz im tatsächlichen Layout entscheidend.
Wenn ein Text nicht hineinpasst, können breitere Textfelder, angepasste Abstände oder eine andere Aufteilung helfen. Eine sprachliche Kürzung sollte abgestimmt werden, damit wesentliche Informationen erhalten bleiben. Die Schriftgröße muss weiterhin gut lesbar sein.
Lieferformat und Zuständigkeiten vereinbaren
Klären Sie vor Beginn, welches Ergebnis Sie benötigen: eine bearbeitbare Übersetzung, eine zweisprachige Tabelle, eine gesetzte Broschüre oder eine Datei zur Veröffentlichung. Diese Ergebnisse erfordern unterschiedliche Arbeitsschritte.
Halten Sie außerdem fest, wer das Layout anpasst und wer die fertige Fassung prüft. Bei gestalteten Dokumenten kann dafür eine zusätzliche Abstimmung mit der Grafikabteilung oder einem externen Gestaltungsdienst erforderlich sein. Planen Sie diese Arbeit im Liefertermin ein.
Ein kurzes Begleitdokument genügt oft, um Sprachrichtung, Zielgruppe, gewünschte englische Sprachvariante, Terminologie und besondere Formatvorgaben festzuhalten.
Die Übersetzung im fertigen Layout prüfen
Nach dem Einsetzen der Übersetzung folgt die Kontrolle in der vorgesehenen Ausgabeform. Für eine Broschüre ist das beispielsweise die exportierte PDF-Datei, für eine Website die dargestellte Seite. Prüfen Sie dabei insbesondere:
- Sind alle Texte sichtbar und vollständig?
- Stimmen Überschriften, Bildbeschriftungen und Tabellenzuordnungen?
- Sind Zeilenumbrüche, Sonderzeichen und Aufzählungen korrekt?
- Passen Seitenzahlen, Inhaltsverzeichnis und Querverweise?
- Bleiben Schriftgröße, Abstände und Ausrichtung gut lesbar?
Diese Sichtprüfung ergänzt die sprachliche Prüfung. Beim Einfügen oder Verschieben von Text können Inhalte versehentlich abgeschnitten oder falsch zugeordnet werden. Erfolgen während der Layoutarbeit noch sprachliche Änderungen, sollte die betroffene Passage erneut geprüft werden.
Für die Veröffentlichung wird anschließend eine eindeutig benannte Endfassung freigegeben. So können Übersetzung, Gestaltung und interne Prüfung auf denselben geprüften Stand zurückgreifen.