Vertrauliche Dokumente übersetzen lassen: Datenschutz praktisch umsetzen

Ein Arbeitsvertrag, ein medizinischer Befund oder ein noch unveröffentlichter Geschäftsbericht soll ins Englische übersetzt werden. Schon die Anfrage kann sensible Informationen offenlegen: im Dateinamen, im beigefügten Dokument oder in einer kurzen Textprobe. Wer vertrauliche Dokumente übersetzen lassen möchte, sollte deshalb vor dem ersten Versand festlegen, welche Inhalte benötigt werden, wer darauf zugreifen darf und welche Werkzeuge eingesetzt werden können.

Datenschutz bei Übersetzungen lässt sich mit einem klaren Ablauf praktisch umsetzen. Dazu gehören eine sorgfältig vorbereitete Datei, ein geeigneter Übertragungsweg und konkrete Absprachen zur Verarbeitung und Löschung.

Zuerst klären: Welche Informationen brauchen Schutz?

Personenbezogene Daten beziehen sich auf identifizierte oder identifizierbare Menschen. Dazu zählen beispielsweise Namen, Kontaktdaten, Personalnummern und Angaben zu einer Behandlung. Auch eine Kombination aus Funktion, Standort und beschriebenem Ereignis kann eine Person erkennbar machen.

Daneben gibt es vertrauliche Unternehmensinformationen: Kalkulationen, technische Entwicklungen, Vertragsbedingungen oder geplante Übernahmen. Solche Inhalte können auch ohne Personenbezug einen hohen Schutzbedarf haben.

Prüfen Sie vor der Anfrage:

• Welche personenbezogenen oder geschäftlich vertraulichen Angaben enthält die Datei?
• Welche davon sind für die Übersetzung erforderlich?
• Muss das Dokument vollständig übersetzt werden, oder reichen bestimmte Abschnitte?
• Welche internen Freigaben oder Geheimhaltungspflichten sind zu beachten?

Bei betrieblichen Aufträgen sollte außerdem geklärt sein, auf welcher Grundlage personenbezogene Daten verarbeitet und an den Übersetzungsdienst weitergegeben werden dürfen. Bei Gesundheitsdaten und anderen besonders sensiblen Angaben empfiehlt es sich, die zuständige Datenschutzstelle früh einzubeziehen.

Datenminimierung beginnt bei der Angebotsanfrage

Für eine erste Aufwandsschätzung können Angaben zu Umfang, Dateiformat, Thema, Zielsprache und Liefertermin ausreichen. Falls eine Textprobe benötigt wird, lässt sich häufig ein bereinigter Ausschnitt verwenden. Stimmen Sie ab, wann der vollständige Text tatsächlich erforderlich ist.

Platzhalter gezielt einsetzen

In einem internen Bericht können Sie etwa Namen durch eindeutige Platzhalter wie „[PERSON_01]“ ersetzen. Die Zuordnung bleibt bei Ihnen. Verwenden Sie dieselben Platzhalter durchgehend, damit Beziehungen zwischen Personen und Aussagen verständlich bleiben.

Eine solche Ersetzung macht ein Dokument allerdings nicht automatisch anonym. Der übrige Inhalt kann weiterhin Rückschlüsse auf einzelne Personen erlauben. Auch bleibt eine Zuordnung möglich, solange die entsprechende Liste vorhanden ist.

Entfernen Sie keine Angaben, die für eine korrekte Übersetzung notwendig sind. Bei Urkunden oder Dokumenten zur Vorlage bei einer Behörde sollten Sie vor einer Bearbeitung klären, welche Anforderungen an Vollständigkeit und Form bestehen.

Versteckte Inhalte mitprüfen

Kommentare, frühere Textfassungen, ausgeblendete Tabellenblätter und Dateieigenschaften können Informationen enthalten, die im sichtbaren Dokument fehlen. Erstellen Sie eine gesonderte Versandkopie und kontrollieren Sie auch diese Bereiche.

Beim Schwärzen eines PDFs genügt ein schwarzes Rechteck über dem Text nicht. Nutzen Sie eine Funktion, die den betreffenden Inhalt tatsächlich entfernt. Prüfen Sie anschließend, ob sich die geschwärzten Angaben noch suchen, markieren oder kopieren lassen.

Dateien sicher übertragen

Vereinbaren Sie den Übertragungsweg, bevor Sie vertrauliche Unterlagen versenden. Ein geschütztes Uploadportal mit persönlichen Zugängen, begrenzten Berechtigungen und einer zeitlich beschränkten Freigabe kann eine geeignete Lösung sein. Bei besonders sensiblen Dateien sollten Sie zusätzlich klären, wer die gespeicherten Inhalte technisch einsehen kann.

Achten Sie auf konkrete Einstellungen:

• Geben Sie Dateien nur für die vorgesehenen Empfänger frei.
• Vermeiden Sie öffentlich zugängliche Freigabelinks.
• Aktivieren Sie, soweit verfügbar, eine Mehrfaktor-Authentifizierung.
• Kontrollieren Sie Empfängeradresse und Berechtigungen vor dem Versand.
• Vereinbaren Sie denselben Schutz für die Rücklieferung der Übersetzung.

Eine HTTPS-Verbindung schützt den Transport zum Portal. Sie beantwortet noch nicht, wie Dateien dort gespeichert werden oder welche Personen Zugriff haben.

Falls Sie verschlüsselte Anhänge verwenden, stimmen Sie das Verfahren mit dem Übersetzungsdienst ab. Übermitteln Sie das Passwort über einen getrennten, zuvor vereinbarten Kanal. Wählen Sie außerdem einen neutralen Dateinamen: Schon „Befund_Name_Diagnose.pdf“ kann unnötig Informationen preisgeben.

Vertraulichkeit und Verantwortlichkeiten schriftlich regeln

Eine Vertraulichkeitsvereinbarung sollte festhalten, welche Inhalte geschützt werden und für welche Zwecke sie verwendet werden dürfen. Beziehen Sie Ausgangstexte, Übersetzungen, Referenzmaterial und Rückfragen ein.

Klären Sie insbesondere, ob weitere Übersetzende oder Personen für die Qualitätsprüfung beteiligt werden. Vereinbaren Sie, welche Vertraulichkeitspflichten für diese gelten und unter welchen Bedingungen eine Weitergabe zulässig ist. Auch externe Softwaredienste sollten in den Absprachen berücksichtigt werden.

Wann ist ein Auftragsverarbeitungsvertrag relevant?

Eine Geheimhaltungsvereinbarung ersetzt keinen erforderlichen Auftragsverarbeitungsvertrag. Ob eine Auftragsverarbeitung vorliegt, hängt von der tatsächlichen Aufgabenverteilung und Verarbeitung ab. Der bloße Hinweis „Übersetzungsauftrag“ genügt für diese Einordnung nicht.

Wenn der Dienstleister personenbezogene Daten als Auftragsverarbeiter verarbeitet, sind die entsprechenden vertraglichen Anforderungen zu berücksichtigen. Die Gesellschaft für Datenschutz und Datensicherheit bietet dafür ein Vertragsmuster mit Erläuterungen zur Auftragsverarbeitung. Solche Vorlagen müssen zum konkreten Auftrag passen.

KI und Übersetzungssoftware ausdrücklich ansprechen

Fragen Sie nach dem gesamten Arbeitsablauf. Neben der eigentlichen Übersetzung können Texterkennung, Terminologierecherche, sprachliche Überarbeitung und Qualitätsprüfung externe Dienste einbeziehen.

Auch Übersetzungsspeicher verdienen Aufmerksamkeit. Sie speichern zusammengehörige Textabschnitte aus Ausgangs- und Zieltext, damit diese später erneut genutzt werden können. Klären Sie, ob Ihre Inhalte in einem eigenen Projektspeicher bleiben und ob eine Verwendung für andere Aufträge ausgeschlossen ist.

Für maschinelle Übersetzung und KI-Werkzeuge helfen konkrete Fragen:

• Welche Anwendungen werden eingesetzt, und laufen sie lokal oder über externe Server?
• Welche Inhalte werden an die jeweiligen Anbieter übertragen?
• Werden Eingaben oder Ergebnisse gespeichert, und für welche Dauer?
• Ist eine Nutzung für Training oder andere eigene Zwecke des Anbieters ausgeschlossen?
• Wer kann Inhalte zur Prüfung, Fehlerbehebung oder Unterstützung einsehen?
• Wo findet die Verarbeitung statt, und welche weiteren Dienstleister sind beteiligt?

Die Aussage „Die Daten werden nicht zum Training verwendet“ lässt Fragen zu Speicherung, Protokollierung und Zugriff offen. Lassen Sie sich deshalb die Bedingungen des tatsächlich eingesetzten Angebots erklären.

Halten Sie schriftlich fest, welche Werkzeuge für Ihren Auftrag freigegeben sind. Bei besonders vertraulichen Dokumenten können Sie vereinbaren, dass keine Inhalte an externe KI-Dienste übertragen werden. Diese Vorgabe sollte auch für einzelne Sätze und Rückfragen gelten.

Speicherung und Löschung vorab vereinbaren

Eine Übersetzungsdatei kann an mehreren Stellen liegen: im Projektordner, im E-Mail-Postfach, im Uploadportal, im Übersetzungsspeicher oder in Sicherungskopien. Eine allgemeine Zusage zur Löschung ist deshalb weniger hilfreich als eine konkrete Beschreibung.

Vereinbaren Sie, wann Arbeitsdateien und gelieferte Übersetzungen gelöscht werden. Berücksichtigen Sie dabei eine angemessene Frist für Rückfragen und Korrekturen. Fragen Sie gesondert, wie Sicherungskopien behandelt werden und wann dort enthaltene Dateien nach dem Sicherungskonzept entfallen.

Lassen Sie außerdem erläutern, welche Unterlagen gegebenenfalls wegen gesetzlicher Aufbewahrungspflichten erhalten bleiben müssen. Rechnungsunterlagen und vollständige Dokumentinhalte sollten dabei getrennt betrachtet werden.

Ein kurzes Briefing macht die Anforderungen greifbar

Die wichtigsten Vorgaben können bereits in der Anfrage stehen. Beispielsweise:

Das Dokument enthält personenbezogene Daten und vertrauliche Vertragsinhalte. Bitte bestätigen Sie vor der Übermittlung den vorgesehenen Übertragungsweg, die beteiligten Personen und die eingesetzten Softwaredienste. Eine Weitergabe der Dokumentinhalte an externe KI-Dienste ist für diesen Auftrag nicht freigegeben. Bitte schlagen Sie außerdem eine Frist zur Löschung der Arbeitsdateien nach Abschluss der Korrekturphase vor.

Ergänzen Sie anschließend die vereinbarten Zuständigkeiten und Fristen. So stehen die Schutzanforderungen fest, bevor die erste vertrauliche Datei den eigenen Verantwortungsbereich verlässt.